La importancia de llevar la contabilidad financiera
17 julio, 2020

Software contable y asesor financiero: aliados de la empresa.

Un software contable es la solución para que todo empresario digite sus transacciones y tenga el control de las operaciones financieras de su negocio, incluso en tiempos de pandemias como actualmente pasamos, puede ser el aliado perfecto para aplicar a los beneficios del estado.

La contabilidad para toda empresa (grande, mediana o pequeña) ahora más que nunca toma mayor importancia; aquellas que no sean ordenadas registrando sus facturas, compras, gastos o salarios, corren el riesgo de enfrentarse con problemas legales con las autoridades fiscales o problemas internos como pérdidas de dinero.

Los registros contables te permiten llevar el control del estado financiero de tu empresa, conocer movimientos básicos como los ingresos, costos, egresos y las inversiones que se hacen, pero si como dueño de la compañía no llevas consignado de ninguna forma estos detalles, todo se te podría convertir en un verdadero caos y caminar en el mundo empresarial con los ojos vendados.

En este sentido, no hay excusa para no tener informes financieros que les permita saber en dónde disminuir gastos, a qué proveedores solicitarles aplazar pagos e incluso saber hasta cuando pueden sostenerse o si es necesario cerrar el negocio.

→ Riesgos por no tener estados financieros en una empresa

Como lo mencionábamos anteriormente, el no conocer la salud financiera de tu empresa trae consigo muchas consecuencias, tales como ser víctima de pérdida de dinero por parte de algún empleado que se aproveche del desorden; sin embargo, existe el riesgo más grande que es el de incumplirle al estado, las consecuencias que trae retener la plata que es del estado como el IVA y no devolvérselo acarrean muchos dolores de cabeza, por ejemplo, los intereses de mora con la Dian que son casi llegando a la usura.

Como una de las medidas que ha tomado las entidades gubernamentales para garantizar este pago de impuestos, ha sido otorgar beneficios a los que están al día con sus obligaciones e informes financieros. Un ejemplo de este tipo de medidas es lo que actualmente se vive en plena temporada de pandemia.

Dada la crisis económica que se ha generado por la emergencia sanitaria declarada mediante la Resolución No. 385 de 12 de marzo de 2020, el gobierno nacional ha dispuesto una serie de alivios tributarios para los empresarios, siempre y cuando estos vengan manejando un reporte detallado y minucioso de sus estados financieros.

El gobierno, cada vez es más riguroso en exigirle las cuentas claras a los empresarios, no solo para que cumplan debidamente con el pago de los respectivos impuestos, sino también para validar que la información que presentaron para los subsidios sean reales y estén acorde a la transparencia en los negocios.

Para conocer más sobre el tipo de alivios tributarios debido a la contingencia por Covid-19, puedes consultar en el siguiente artículo (leer más).

→ Un software contable te facilita la digitación de tus documentos contables

Para llevar la contabilidad existen diferentes formas, unas más efectivas que otras, pero indiscutiblemente una de las formas más seguras de consolidar las cuentas de los estados financieros de una compañía es usando programas contables; aunque aún hay empresarios y hasta contadores que llevan la contabilidad en un Excel, el reproceso que esto genera no justifica todo el tiempo operativo que se gasta y menos sabiendo que con la masificación de la tecnología, han llegado nuevas aplicaciones y herramientas en la nube que facilitan la digitación desde cualquier hora y lugar, con las que a un solo clic se puede liquidar impuestos, producir estados financiero y demás procesos contables de una manera más eficiente.

Dentro de los múltiples beneficios que trae consigo los softwares contables en la nube, el principal, es el hecho de tener el control de todas las transacciones financieras de los negocios desde un solo punto, sin riesgos de perder información importante como facturas o comprobantes de transacciones. ¿Has pensado en el riesgo que se corre en este proceso? Si se pierde alguno de estos papeles, ¿sabes el problema en el que te podrías meter? Con estos programas en la nube todos ganan, tu contador no deberá transportarse de su oficina hasta la tuya para recoger tus documentos contables (Facturas, comprobantes, informes, etc.) y tú ya no corres el riesgo que se pierdan algunos de estos papeles.

La forma de trabajo de este tipo de software contable consiste en que subas a la nube todas las facturas de las compras que haces y los recibos de los gastos de servicios, los gastos de representación, las consignaciones y cada uno de los documentos contables a la nube y automáticamente tu contador los podrá bajar remotamente para elaborar los registros contables sin necesidad de trasladarse.

→ Un asesor financiero, el plus para tu empresa

Es necesario recalcar, que no es suficiente que tu empresa tenga un software contable si no cuenta con un contador que lo configure para que salgan los informes de acuerdo a como los quiera leer la gerencia, que se encargue de analizar los estados financieros para hacer las recomendaciones a la gerencia, adicionalmente, para que se encargue de explicarle las oportunidades y responsabilidades contables y tributarias que tienen las compañías de acuerdo al tipo de sociedad y al régimen tributario al que pertenecen; no obstante, tener un profesional de la contabilidad de planta no siempre será la opción más practica ni económica.

A partir de esta necesidad, surgen los outsourcing contables, como una propuesta que muchas compañías están acogiendo gracias a los múltiples beneficios que presentan y que confirma el refrán “zapatero a tus zapatos”, la idea es que los empresarios se dediquen a lo que más saben hacer: comprar, negociar y hacer crecer la empresa, para que la contabilidad sea delegada a expertos en saber generar y leer estados financieros, implementar la factura electrónica y cumplir con todas las obligaciones con el estado.

De esta manera, ellos se encargan desde digitar todas las transacciones, hacer los comprobantes contables hasta realizar informes de los estados financieros, impuestos y reportar organizadamente el pago de la nómina, entre otras tareas contables.

Adicionalmente, con toda la legislación contable y tributaria dispuesta en Colombia, los empresarios necesitan de asesores que les explique en términos no contables cómo va su negocio, en donde debe mejorar, que practicas debe cambiar y que oportunidades tiene de acuerdo al tipo de empresa y a su régimen tributario.

Los aliados ideales son un buen software y un excelente asesor contable y tributario; de este modo, el papel de un outsourcing entra a ser el plus para que tu empresa sea más eficiente. Para más información de cómo funcionan estas empresas te invito a que revises la siguiente información (Leer más).

En conclusión, el software contable y los contadores no son enemigos, son aliados porque el programa contable necesita del contador para que lo configure, lo parametrice y lo adapte según las necesidades de la empresa. El contador necesita que el software entregue información exacta en el momento que se requiera con toda la información financiera para que el contador pueda analizarla y poder entregársela a los empresarios.

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